INTRODUCCION
El clima organizacional es un tema de gran importancia hoy en día para casi todas las organizaciones, las cuales buscan un continuo mejoramiento del ambiente de su organización, para así alcanzar un aumento de productividad, sin perder de vista el recurso humano.
CONCEPTO
* El ambiente donde una persona desempeña su trabajo diariamente
* El trato que un jefe puede tener con sus subordinados
* La relación entre el personal de la empresa
* La relación con clientes y proveedores
Todos estos elementos van conformando lo que denominamos Clima Organizacional.
En resumen: “Es la percepción que los trabajadores y directivos se forman de la organización a la que pertenecen y que incide directamente en el desempeño de la organización”.
EMPRESA
Las empresas son sistemas abiertos que están en permanente interacción dentro del gran sistema que es su entorno o medio ambiente: sometidas a sus demandas, pero a la vez influyendo sobre el mismo.
* MISION: Es determinar que se debe hacer para llegar al futuro que se concibe como posible o deseable. Es definir el rumbo y generar los compromisos necesarios para lograrlo.
* VISION: Crea la imagen de destino de la organización. La estrategia define la lógica para alcanzar la visión. La visión debe también ser cuantificada en términos generales.
La visión describe lo que la organización habrá logrado en el futuro, es decir la visión establece lo que la organización aspira a ser.
* ESTRATEGIAS: Las estrategias en la empresa nace como respuesta para afrontar los retos que implica la competencia y la vida de las empresas en sí, podemos definirlas como:
Cursos de acción o alternativas que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.
* POLITICAS: Son enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el logro de los objetivos y facilitan la implementación de las estrategias.
Las políticas ayudan a decidir asuntos antes de que se conviertan en problemas.
* NORMAS O REGLAS: Es un mandato preciso que determina la disposición, actitud o comportamiento, que deberá de seguir o evitar en situaciones específicas el personal de la empresa.
* PROCEDIMIENTOS: Un procedimiento es la forma ordenada y cronológica en que se establecen una serie de tareas y actividades para ejecutar un trabajo que debe hacerse en forma repetitiva.
* ORGANIZACIÓN: Es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa.
La organización como estructura origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y de responsabilidad dentro de la empresa (Jerarquía).
IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN:
1. La organización lleva hasta los últimos detalles todo lo que la planeación ha señalado, respecto a como debe ser un organismo social y lo que es en realidad.
2. Su carácter es continuo, jamás se puede decir que ha terminado, dado que está sujeta a cambios constantes.
3. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al determinar funciones y responsabilidades.
4. Es un medio y no un fin, porque es una fase de la administración para lograr los fines que se persiguen en un organismo social.
5. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.
ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN:
1. LA DIVISION DEL TRABAJO: Es la separación de las actividades con el fin de realizar una función con mayor precisión, eficiencia y mínimo esfuerzo, lo que da lugar a la especialización y al perfeccionamiento en el trabajo, se realiza a través de:
* La jerarquización: Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia.
· Elementos:
* Niveles jerárquicos: Es la estratificación ordenada de cada grado de autoridad y responsabilidad del organismo social.
* Responsabilidad: Es la obligación que tiene un subordinado para desarrollar deberes asignados.
* Centralización: Esto sucede cuando se reúne un conjunto de actividades en un puesto o en un departamento.
* Descentralización: Existe cuando la autoridad se delega y se pugna por impulsar la toma de decisiones a niveles inferiores de la organización.
* Departa mentalización: Sirve para agrupar las funciones en unidades prácticas en base a la similitud de ella, facilitando de este modo la especialización.
* La Departa mentalización: 6 pasos para la departa mentalización:
o Listar las funciones de la empresa
o Clasificarlas
o Agrupar según el orden jerárquico
o Asignar actividades a cada una de las áreas o departamentos.
o Especificar las líneas de autoridad y responsabilidad entre los departamentos.
o Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.
* Tipos de departa mentalización:
- Por funciones: Agrupar las actividades análogas según su función primordial. FINANZAS – Tesorería, Presupuesto, Contabilidad.
- Por producto: Esta se hace con base en un producto o grupo de productos relacionados entre sí. VENTAS: Perfumería, Electrónicos, Ropa de dama.
- Por ubicación geográfica: Generalmente se utiliza en el área de ventas y en empresas que abarcan un gran territorio. VENTAS: Zona norte, Zona Sur, Zona Centro.
- Por clientes: En este caso se crean unidades para servir a los distintos compradores. VENTAS: Jóvenes, Damas, Caballeros.
- Por proceso: De acuerdo al proceso o equipo de producción. PRODUCCION: Corte, Fresado, Torneado, Barnizado, Empaque.
- Por turnos: Se aplica por razones técnicas o económicas, y se requiere un responsable en cada turno. PRODUCCION: Turno AM, Turno Tarde, Turno Noche.
* Establecimiento de funciones y obligaciones: Son todas aquellas actividades que nos conducen al logro de los objetivos tanto generales de la empresa como los particulares de los departamentos, sección o división de la empresa.
CULTURA ORGANIZACIONAL
Es el patrón general de conductas, creencias y valores compartidos por los miembros de una organización.
DIAGNOSTICO DEL CLIMA ORGANIZACIONAL
CONCEPTO
Es un procedimiento diseñado para medir y evaluar el medio ambiente organizacional mediante diversos instrumentos de origen psicológico y sociológico, diseñados científicamente y aplicados en forma metodológica y sistematizada asegurando así la validez y confiabilidad de sus resultados.
Todo el procedimiento de diagnóstico de clima organizacional, se estructura alrededor de la valoración de cuatro factores que por si mismos constituyen las metas fundamentales de la función de recursos humanos.
1. INTEGRACION: Los empleados poseen un sentimiento de pertenencia y correspondencia hacia la empresa y el grupo, se sienten parte del el y guardan una buena relación personal con todos.
2. SATISFACCION: El empleado está conforme con su trabajo, está a gusto con las funciones del puesto, con los retos, con el status y con la remuneración.
3. MOTIVACION: El empleado está satisfecho pero no conforme, quiere más y se siente impulsado a buscarlo, desde luego está convencido de que la empresa es el trampolín adecuado para alcanzar sus metas.
4. MORAL: El empleado siente que su empresa es la mejor y que todo esfuerzo por ella vale la pena, tiene bien puesta la camiseta y la defiende por convección.
El diagnóstico de clima organizacional concluye con una serie de recomendaciones en cuanto a las medidas y acciones apropiadas para mejorar o solucionar la problemática que se haya detectado.
FUENTES DE LA INFORMACION
Fuentes de información son los sitios o lugares, donde se pueden obtener datos útiles, que sirvan para la investigación o necesidad de información que se esté buscando. Las fuentes nos permiten establecer el estado actual de este cuerpo de conocimiento.
* USO DE LAS FUENTES:
* Encontrar y definir un problema de investigación
* Construir el estado del arte de un área de investigación dada
* Buscar trabajos que permitan sustentar una idea o provean evidencia
* TIPOS DE FUENTES:
* PRIMARIAS: Información sobre la cual se basa la investigación (Resultados experimentales, encuestas, etc)
* SECUNDARIAS: Reportes de investigación basados en fuentes o datos primarios (artículos de investigación, patentes, libros, etc)
* TERCIARIAS: Libros y artículos basados en fuentes secundarias, sintetizan y explican la investigación de un campo particular, usualmente para una audiencia popular.
PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
PROCESAMIENTO DE DATOS
* DEFINICIÓN: Por procesamiento de datos se entienden habitualmente las técnicas eléctricas, electrónicas o mecánicas usadas para manipular datos para el empleo humano o de máquinas. Por supuesto, dado que se ha avanzado mucho en la comparación entre computadoras y cerebros, ¿por qué no invertir la situación y afirmar que el cerebro es capaz de procesar datos?
DATOS
* DEFINICIÓN: Un dato es un símbolo lingüístico o numérico que representa ya sea algo concreto como abstracto. "1, 2, 3" son datos. En el momento de enlazar datos. como por ejemplo, "1, 2, 3" = "ventas diarias de enero 1,2,3", los datos se convierten en información. Es habitual confundir datos con información.
Podemos definir, primeramente, a un “sistema”, como el conjunto de individuos, objetos, etc., interrelacionados que concurren a un mismo fin, es decir, que realizan una misma función con un mismo propósito. Los integrantes se modifican entre sí, y los agentes externos modifican al sistema.
* PROCESAMIENTO: esta es la acción (cualquiera que sea), que se ejecuta, en este caso sobre los datos, y que logra en ellos una transformación.
Entonces podemos concluir que el procesamiento de Datos es cualquier ordenación o tratamiento de datos, o los elementos básicos de información, mediante el empleo de un sistema.
Entonces se logra sobre los datos algún tipo de transformación. Es esta transformación la que convierte al dato en información.
Entonces, ¿a partir de qué momento un dato pasa a ser información? Bueno a partir del momento en que esos datos (procesados ya) llegan a ser útiles para determinada persona.
Quién procesa los datos realiza un control de calidad sobre los mismos, pero ¿cómo sabe éste si finalmente su trabajo ha cumplido o no su objetivo? Mediante recibir una respuesta inteligente del otro. Podemos entonces, resumir el sistema de procesamiento de datos en el siguiente cuadro sinóptico:
* INFORMACIÓN ADICIONAL ACERCA DE “DATO”:
Podemos definir a un dato como la principal unidad, la unidad más simple de la información.
Una enciclopedia dice sobre el dato que es un documento (cualquier cosa, especialmente escrita que ilustra o sirve para comprobar algo), fundamento (principio, base u origen de una cosa; elemento básico), antecedente o noticia que sirve de punto de partida en la investigación para obtener cualquier tipo de información.
Es la representación convencional de ideas o hechos capaces de ser comunicados o manipulados por medio de algún proceso. Es al primer término necesario para formar idea de una cosa o deducir las consecuencias de algún hecho.
Sin embargo, la decisión más precisa sobre “dato” es:
Es la representación de la observación de un atributo cualquiera sin ninguna clase de proceso. Es decir que si se observa algo (señales, atributos), esa observación es para el observador un dato. Hay que separar el concepto de dato del concepto de información. El dato implica la observación pura, dato es la simple observación de un hecho.
* INTRODUCCIÓN AL SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE DATOS:
¿Para qué sirve Sistemas de Procesamiento de Datos?
Procesar datos es generar información para la toma de decisiones.
Para llegar a comprender la correcta definición de procesamiento de datos, podemos hablar del modelo matemático. Esto es la representación de algo mediante números y operaciones entre estos. ¿Para qué sirve el modelo matemático? Por ejemplo, una venta no puede verse literalmente, entonces, el modelo matemático hace una factura, que representa un acto de compra-venta. Esta es la manera en que una situación que no puede representarse, se resuelve usando un sistema. En realidad, esto se transmite en todos los órdenes de la vida. Por ejemplo, los conocimientos que uno tiene son siempre relativos a un modelo.
Lo que tenemos que aprender de Sistema de Procesamiento de Datos son sus elementos invariantes: dato, proceso y concepto de información. Todo eso conforma un modelo.
El resto depende de nosotros y nuestra voluntad de hacer algo. Los datos los ponemos nosotros, los programas los inventamos nosotros y los resultados, nosotros los obtenemos. Es decir que el proceso empieza y termina con nosotros.
Entonces, podemos decir que procesar datos es:
* Elaborar las normas administrativas necesarias para que elv dato llegue al proceso en tiempo y forma.
* Saber qué se va a hacer con ese dato.
Cada proceso atiende a la obtención de una información determinada. Una vez obtenido el proceso, alguien observa el resultado que obtuvo nuestro sistema y analiza su coherencia (operación antes mencionada como “Control de calidad”).
* LOS DATOS Y SU PROCESO:
Un dato es todo aquello que ingresa en mi proceso. Todo proceso consta de cuatro subprocesos constantes e invariables:
* Ingreso (dato)
* Memorización
* Proceso
* Salida (Información)
En un proceso pueden existir diferentes variaciones. Puede suceder que no haya transformación de datos. Este caso se daría cuando, por ejemplo, ingreso una lista, la cual ya, de hecho conforma una lista, pero al obtenerla ordenada para imprimirla hay un proceso.
En este caso, la información prácticamente es el dato.
También puede haber muchos procesos con pocos datos, este sería el caso de un programa de contabilidad, en el que los datos son ingresados una sola vez, pero con esos se obtienen muchas informaciones diferentes (asientos, balances, ajustes, etc.)
* INGRESO DE DATOS: se determina según la forma en la que los datos son ingresados al sistema, se pueden clasificar de la siguiente manera:
· Manual: mediante teclado, medio magnético, medio óptico, scanner, cámara, o cualquier medio por el cual el hombre interviene directamente en el ingreso de los datos.
· Automático: interfase automática entre maquinas o al interior de estas.
* LA MEMORIZACIÓN ES:
· Automatizada: mediante software en un dispositivo de almacenamiento.
· La salida: se refiere a la producción de la información que es útil para un usuario determinado.
INSTRUMENTOS DE DIAGNOSTICO DEL CLIMA ORGANIZACIONAL
SISTEMA DE DIAGNÓSTICO DE CLIMA ORGANIZACIONAL
Para evaluar el clima organizacional apoyado en un Sistema de Información se debe desarrollar una metodología que permita disponer de un instrumento informatizado que se aplique en la organización, que permita analizar y mejorar la eficiencia y la productividad, tanto a nivel de grupo como individual, este puede ser definido como el nombre de Sistema de Diagnóstico de Clima Organizacional.
El Sistema permite diseñar, contestar, analizar y generar estadísticas de una o varias encuestas de Clima Organizacional, aplicables a distintos ámbitos; soporta múltiples compañías, con múltiples encuestas y múltiples usuarios en cada una.
Se pueden contestar anónimamente o con un registro mediante cuestionarios omediante encuestas anónimas o abiertas al conocimiento de organización. El objetivo de dicho instrumento es automatizar todo el procesamiento para la evaluación del clima organizacional desde la aplicación de la encuesta hasta la presentación de resultados, haciendo más eficiente y menos costosa su realización. Los aspectos en que se evalúa el malestar o bienestar general de la Organización o de un área y la percepción de todos y cada uno de los integrantes de la misma son varios y pueden ser utilizados, modificados o sustituidos según se considere conveniente y según sea la naturaleza de la organización.
Este sistema es un medio a través del cual los clientes internos responderán desde sus oficinas o desde cualquier sitio en donde tengan acceso al sistema de la empresa las encuestas y presentarán en forma constructiva sus percepciones de las diferentes dimensiones que se evaluarán del clima, también se puede incluir información de las necesidades de la organización, y a la vez comunicarán sus sugerencias y preocupaciones en forma totalmente anónima.
Esto ayuda a garantizar mayor objetividad y sinceridad en las respuestas, lo cual valida significativamente el instrumento.
Los líderes de la organización podrán contar con esta herramienta para capturar el clima y para estar permanentemente monitoreando el cambio en el mismo con el propósito de tomar acciones correctivas en las áreas que presenten debilidades o barreras que están restringiendo su bienestar o satisfacción laboral y reducen su productividad así podrá anticiparse a las desviaciones y proponer metas a corto y largo plazo orientadas al mejoramiento continuo del mismo.
Una vez obtenidos los resultados los líderes de la organización podrán contar con un informe preciso y completo de la siguiente información:
* Análisis de aspectos Positivos y Negativos.
* Diagrama de Recursos de la Organización.
* Detalle de Disconformidades por importancia.
* Análisis Individual de Factores.
* Reportes estadísticos
* Conclusiones Generales.
Sus resultados permiten construir planes de acción para minimizar debilidades y amenazas y potencializar oportunidades y fortalezas de la empresa.
Al implantar esta metodología uno de los aspectos más importante es la comunicación a los empleados para generar credibilidad a lo largo de todo el proceso.
Es fundamental transmitir con claridad cuál es el objetivo y dar una idea general acerca del proyecto. Una vez recogidos y analizados los datos, hay que presentar los resultados a los empleados junto a los planes de acción a implementar.
BENEFICIOS DE LA APLICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LA EVALUACIÓN DEL CLIMA ORGANIZACIONAL:
Entre los beneficios que pueden obtenerse con la evaluación del clima organizacional aplicando sistemas de información están:
* Acceso más rápido y en menor tiempo, información más exacta, relevante y concisa de las percepciones que actualmente poseen los empleados en relación a diferentes características relevantes del entorno laboral, desde la concepción hasta la presentación de resultados, sin importar el tamaño de la organización.
* Mejoras en la comunicación.
* Mejor presentación de los datos que apoyan la gestión general de la administración y que permitirá realizar una planificación de estrategias de intervención en el ámbito del desarrollo organizacional y de los Recursos Humanos.
* Aumento en radio de control, planeación mejorada, mejor toma de decisiones, mejor entendimiento de problemas, mejor desarrollo de alternativas en base a un análisis de fortalezas y debilidades en relación a las dimensiones consideradas para el estudio.
* Ahorro en costos, menos papeleo, repetición frecuente del estudio ya establecido y en base a las variables determinadas para la evaluación del clima de la organización en estudio.
CONCLUSIONES
Al evaluar el clima organizacional de una empresa los sistemas de información están jugando un papel fundamental convirtiéndose en una herramienta importante pues proporciona información clave para la toma de decisiones en la empresa objeto de estudio. Todas estas iniciativas apuntan sin lugar a dudas, a distintos esfuerzos de desarrollos de plataformas de tecnología de la información, que apoyan mediciones de variables intangibles entre las que se encuentra el clima organizacional.
Al aplicar un sistema de información para la evaluación del clima organizacional se debe tener presente que se está llevando a cabo una medición de problemas no – estructurados, signados por las imprecisiones y ambigüedades implícitas en la naturaleza de lo que pretende medirse, por ello, los modelos, técnicas y/o metodologías de medición tienen que ser lo más apropiadas posibles para poder medir este tipo de problema, cada una adaptada a la organización que se pretende estudiar ya que cada una posee su propia personalidad.
Las tendencias de la evaluación del clima organizacional mediante la aplicación de sistemas de información está en camino de desarrollar modelos de medición de capitales intangibles que contribuyan a enriquecer este aspecto a nivel de todas aquellas personas, grupos y organizaciones que están conscientes del rol que tiene esta variables en las organizaciones.
Innovar puede ser a veces tan peligroso como no reaccionar a tiempo y correctamente en las nuevas condiciones del entorno, en manos de los directivos esta elegir una u otra opción, para lo cual necesitará adquirir una visión global y empresarial de los sistemas de información.
Para alcanzar un objetivo estratégico hacen falta tres requisitos: tener una visión de lo que se quiere, conocer aproximadamente las herramientas y recursos necesarios para su obtención y dar los primeros pasos.
METODOLOGIA PARA ESTRUCTURAR INSTRUMENTOS DE EVALUACION
DEL CLIMA ORGANIZACIONAL
APLICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LA EVALUACIÓN
Actualmente, los retos exigen calidad del servicio en todas las áreas empresariales, por eso se hace preciso renovar la gestión integral impulsando mayor eficiencia en consonancia con los valores de la empresa, necesarios por otro lado para el desempeño correcto de los trabajadores motivados y alineados con la Misión y los Objetivos Estratégicos.
Hoy en día, investigaciones de clima organizacional bien diseñadas, así como encuestas orientadas a saber más acerca de la gente, se han convertido en una herramienta gerencial estratégica apoyados en sistemas de información que permitirán a los ejecutivos intervenir en los puntos que se consideren críticos para así establecer propuestas de mejora oportunas que permitan obtener mejores logros en los objetivos y se corrijan a tiempo aquellos factores que puedan afectar su motivación o desempeño.
Este tipo de investigaciones permite tomar decisiones para atraer talentos, así como motivarlos y retenerlos; y permiten también manejar el cambio más efectivamente e incrementar la satisfacción del cliente, la productividad y la calidad.
Por esta razón es importante que los sistemas de información computarizados o sistematizados sean implementados a cada empresa permitiendo de esta manera mejorar su forma de trabajo, logrando hacerse más competitivos.
Las empresas que poseen sistemas de información apoyados en tecnologías de la información tienen la posibilidad de disminuir el tiempo de respuesta ante un problema de clima organizacional o cualquier otro problema que afecte la organización, en el caso contrario seria más difícil y más costoso obtener resultados rápidos y periódicos ante este tipo de evaluaciones de variables intangibles.
EVALUACIÓN DEL CLIMA ORGANIZACIONAL
La evaluación del clima organizacional, es un procedimiento elaborado para medir y evaluar el medio ambiente organizacional mediante diversos instrumentos, de origen psicológico y sociológico, diseñados científicamente y aplicados en forma metodológica y sistematizada, asegurando así la validez y confiabilidad de sus resultados.
La realización de la evaluación del clima organizacional, estudios de satisfacción laboral y diagnóstico de cultura organizacional permiten evitar o anticipar conflictos y desarrollar una gestión sana, altamente rentable para la empresa y satisfactoria para todos sus miembros.
El conocimiento del Clima Organizacional proporciona información acerca de los procesos que determinan los comportamientos organizacionales, permitiendo además, introducir cambios planeados tanto en las actitudes y conductas de los miembros, como en la estructura organizacional o en uno o más de los subsistemas que la componen.
El objetivo principal de una evaluación del clima organizacional es detectar el nivel de impacto que tienen las variables internas de la empresa en el comportamiento de los individuos ya que estas configuran lo que se entiende como Clima Organizacional.
Otros objetivos de la evaluación del clima organizacional son:
* Conocer la percepción del personal sobre el actual Clima Organizacional
* Identificar aquellos factores organizacionales de mayor incidencia positiva o negativa sobre el clima actual
* Proponer sugerencias para mejorar los niveles de motivación del personal
* Disponer de información relevante para la elaboración de planes estratégicos.
Las empresas competitivas deben ocuparse entre otras cosas de estudiar su propio Clima Organizacional; analizar como influyen los estilos de liderazgo, los procesos de comunicación y motivación, las políticas de personal, entre otros, en la población laboral y en su proceso de integración con la cultura organizacional; tomando en cuenta que la satisfacción en el trabajo constituye uno de los pilares para asegurar una mayor calidad, productividad y por ende el éxito de las organizaciones.
Durante las últimas décadas hemos asistido a una revolución tecnológica a causa de la integración de los ordenadores y los sistemas de información en la estrategia empresarial, factor básico de nuevas ventajas competitivas en manos de los directivos y arma poderosísima para obtener nuevas oportunidades de negocio.
En definitiva, los sistemas de información son un conjunto integrado de personas y equipos que tiene por objetivo proveer a una organización de la información necesaria para apoyar las operaciones, la administración y la toma de decisiones.
LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y LA EVALUACIÓN DEL CLIMA ORGANIZACIONAL
En un entorno característico de sistemas de información, el sistema consolida y administra muchas de las funciones de información diarias en relación con las áreas de oficina, administrativas, financieras y cualquier otra índole que el ejecutivo requiera, por ejemplo la percepción que tienen los empleados de su organización.
La importancia de esta información se basa en la comprobación de que el Clima Organizacional influye en el comportamiento de los miembros, a través de ideas consolidadas que traspasan la realidad y condicionan los niveles de motivación laboral y rendimiento profesional entre otros. Un diagnóstico de esta naturaleza debe aplicarse por medio de encuestas las cuales hoy en día apoyados con la tecnología de la información se pueden obtener resultados rápidos, frecuentes y con mayor profundidad definidos por la propia organización.
El sistema de información para apoyar la evaluación del clima organizacional debe ofrecer informes y análisis de la información en tiempo real a toda la organización, debe incluir cuadros, gráficas e informes fáciles de leer, sobre todo información intuitiva que permita a los administradores realizar el seguimiento de indicadores crítico.Los sistemas de información en la evaluación del clima organizacional cumplen una triple dimensión:
* Deben facilitar, simplificar o realizar automáticamente los procesos para el diagnóstico del clima organizacional. Por ejemplo, aplicación de encuestas, tabulación de los datos, presentación de resultados e informes finales, etc.
* En segundo lugar, deben proporcionar informaciones y datos, que faciliten la toma de decisiones en el momento de analizar los resultados e intervenir en el clima dejando libertad plena a los líderes para la presentación de propuestas de mejora. Se incrementa de esta manera la calidad de la función directiva al apoyar cada decisión en una base sólida de información debidamente presentada y procesada.
* Por último, deben interaccionar con el usuario en un plano más profundo que el mero apoyo al proceso de la toma de decisiones, garantizándole seguridad y confidencialidad de la información manejada, así como el anonimato al momento de responder las encuestas de clima organizacional, de esta manera se obtendrán resultados validos y confiables y cercanos a la realidad que se pretende estudiar.
SISTEMA DE DIAGNÓSTICO DE CLIMA ORGANIZACIONAL
Para evaluar el clima organizacional apoyado en un Sistema de Información se debe desarrollar una metodología que permita disponer de un instrumento informatizado que se aplique en la organización, que permita analizar y mejorar la eficiencia y la productividad, tanto a nivel de grupo como individual, este puede ser definido como el nombre de Sistema de Diagnóstico de Clima Organizacional.
* El Sistema permite diseñar, contestar, analizar y generar estadísticas de una o varias encuestas de Clima Organizacional, aplicables a distintos ámbitos
* Soporta múltiples compañías, con múltiples encuestas y múltiples usuarios en cada una.
* Se pueden contestar anónimamente o con un registro por usuarios.
* Se pueden tener múltiples usuarios en el rol de diseñadores de encuestas.
* Funciona a través de Internet o de una intranet, con un apropiado control de seguridad. De este modo, cualquier usuario con el acceso al sistema, sea desde su lugar, a través de salas apropiadas, usando cualquier tipo de computadora, puede acceder al sistema.
El objetivo de dicho instrumento es automatizar todo el procesamiento para la evaluación del clima organizacional desde la aplicación de la encuesta hasta la presentación de resultados, haciendo más eficiente y menos costosa su realización.
Los aspectos en que se evalúa el malestar o bienestar general de la Organización o de un área y la percepción de todos y cada uno de los integrantes de la misma son varios y pueden ser utilizados, modificados o sustituidos según se considere conveniente y según sea la naturaleza de la organización.
Este sistema es un medio a través del cual los clientes internos responderán desde sus oficinas o desde cualquier sitio en donde tengan acceso al sistema de la empresa las encuestas y presentarán en forma constructiva sus percepciones de las diferentes dimensiones que se evaluarán del clima, también se puede incluir información de las necesidades de la organización, y a la vez comunicarán sus sugerencias y preocupaciones en forma totalmente anónima. Esto ayuda a garantizar mayor objetividad y sinceridad en las respuestas, lo cual valida significativamente el instrumento. Los líderes de la organización podrán contar con esta herramienta para capturar el clima y para estar permanentemente monitoreando el cambio en el mismo con el propósito de tomar acciones correctivas en las áreas que presenten debilidades o barreras que están restringiendo su bienestar o satisfacción laboral y reducen su productividad así podrá anticiparse a las desviaciones y proponer metas a corto y largo plazo orientadas al mejoramiento continuo del mismo.
Una vez obtenidos los resultados los líderes de la organización podrán contar con un informe preciso y completo de la siguiente información:
* Análisis de aspectos Positivos y Negativos.
* Diagrama de Recursos de la Organización.
* Detalle de Disconformidades por importancia.
* Análisis Individual de Factores.
* Reportes estadísticos
* Conclusiones Generales.
Sus resultados permiten construir planes de acción para minimizar debilidades y amenazas y potencializar oportunidades y fortalezas de la empresa.
Al implantar esta metodología uno de los aspectos más importante es la comunicación a los empleados para generar credibilidad a lo largo de todo el proceso. Es fundamental transmitir con claridad cuál es el objetivo y dar una idea general acerca del proyecto. Una vez recogidos y analizados los datos, hay que presentar los resultados a los empleados junto a los planes de acción a implementar.
PLANEACIÓN
CONCEPTO DE PLANEACIÓN
Podemos decir que la planeación es la determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro.
Antes de iniciar una acción administrativa, es imprescindible determinar los resultados que pretende alcanzar el grupo social (empresa), así como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que este funcione eficientemente.
La planeación establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo.
La eficiencia en la actuación depende en gran parte de una buena planeación.
La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempo y números necesarios para su realización.
ELEMENTOS DEL CONCEPTO DE PLANEACIÓN
* OBJETIVO: resultados deseados.
* ELECCIÓN: determinación, análisis y la selección, la decisión mas adecuada.
* FUTURO: prever situaciones futuras, anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras.
IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN
PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
* FACTIBILIDAD: debe ser realizable, adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas.
* OBJETIVIDAD Y CUANTIFICACIÓN: basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, nunca en opiniones subjetivas, especulaciones o cálculos arbitrarios (precisión) expresada en tiempo y Dinero.
* FLEXIBILIDAD: es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas y que puedan proporcionar otros cursos de acción a seguir.
* UNIDAD: todos los planes deben integrarse a un plan general y al logro de los propósitos y objetivos generales.
* DEL CAMBIO DE ESTRATEGIAS: cuando un plan se extiende, será necesario rehacerlo completamente. La empresa tendrá que modificar los cursos de acción (estrategias) y consecuentemente las políticas, programas, procedimientos y presupuestos para lograrlos.
PASOS DE LA PLANEACIÓN
1. Detección de la oportunidad de acuerdo con:
* El mercado
* La competencia
* Lo que desean los clientes
* Nuestras fuerzas
* Nuestras debilidades
2. Establecimiento de objetivos y metas:
Donde se desea estar, que se quiere lograr y cuando.
3. Consideración de las premisas de planeación:
En que ambiente (interno o externo) operarán nuestros planes.
4. Identificación alternativas:
Cuales son las alternativas más prometedoras para alcanzar nuestros objetivos.
5. Comparación de alternativas:
Que alternativa proporcionará la mejor posibilidad de cumplir las metas con el costo más bajo y las mayores utilidades.
6. Elección de una alternativa:
Selección del curso de acción a seguir.
7. Elaboración de planes de apoyo, como los planes para:
Comprar equipo
Comprar materiales
Contratar trabajadores
Desarrollar un nuevo producto
8. Expresión numérica de los planes mediante la elaboración de presupuestos tales como:
Volumen y precio de ventas
Gastos de operación necesarios para los planes
Gastos para equipos de capital.
ETAPAS DE LA PLANEACION CON RESPECTO AL PHVA
PERO QUE ES PHVA
Es también conocido como ciclo de Deming, ciclo de control, o simplemente el ciclo PHVA: planear, hacer, verificar, actuar.
Este ciclo es un proceso esencial, que se lo debe realizar en cada una de las etapas, en cada una de las acciones que realicemos.
Planificamos lo que vamos a hacer, luego lo hacemos, verificamos si lo que hacemos corresponde a lo planeado para actuar de dos maneras, actuar para corregir si no correspondió a lo planeado y actuar para mejorar si lo que hicimos correspondió a lo planeado.
¿QUÉ ES EL PLANIFICAR?
Estas preguntas deben estar contestadas en la etapa de planear.
La planificación será mucho más fácil si definimos los objetivos de lo que quiero alcanzar, y es más fácil también la verificación, que es la tercera etapa, verificar si lo que hicimos corresponde a lo planeado. Una mala planificación no me permite una muy buena ejecución y tampoco una correcta verificación. Por lo tanto, la etapa de planificación es fundamental. Muchos autores nos dicen que la planificación incluye mucho de capacitación, implica el entrenamiento previo a la ejecución. Una vez que tenemos bien definida la etapa del planear, pasamos a la etapa de la ejecución.
¿QUÉ ES LA EJECUCIÓN?
No es nada más que llevar a cabo lo planeado, pero nosotros no estamos en un mundo perfecto sino en uno perfectible, por lo tanto, se debe hacer un control adecuado. Si nosotros en la etapa de planificación definimos indicadores, aquí es el momento en que nosotros controlamos todos los indicadores. Si nosotros definimos mecanismos de control de nuestros procesos, aquí se ve la eficacia de esos mecanismos de control para llevar adelante lo planeado. En esta etapa, es en donde aparecen problemas, en donde realizamos procesos que dan resultado productos y/o servicios.
¿QUÉ ES LA VERIFICACIÓN?
Es decir, comprobar que lo que hicimos, corresponde a lo planeado y en esta etapa se pueden aparecer 3 ciclos:
* CICLO DE MANTENIMIENTO: Si lo que hacemos, si corresponde a lo planeado, es el momento de estabilizar el proceso, es importante definir claramente que hacemos, capacitar a la gente, definir los métodos, los mecanismos de operación y control y que sean claramente entendidos por la gente.
* CICLO DE CORRECCIÓN: Lo que se hace cuando lo que estaba previsto, no corresponde a lo planeado. Comprende dos tipos de acciones: la corrección, es decir, corregir el problema en ese instante; y la acción correctiva: hacer para que el problema no vuelva a ocurrir.
* CICLO DE MEJORAMIENTO: Pasado un cierto tiempo, en mis procesos debo pensar en qué puedo hacer para mejorar lo planeado. Aquí se pueden generar ideas, tratar de buscar datos, el ver un análisis de la competencia, el ver las potenciales tendencias, y determinar oportunidades de mejora. Esto corresponderá a las acciones preventivas, me lleva un análisis de riesgos, y al mejoramiento continuo.
¿DÓNDE SE PUEDE UTILIZAR ESTE CICLO?
En todas las operaciones y actividades diarias, podemos utilizarlo en la gerencia, empezando desde la parte de planificación estratégica, podemos utilizarlo en cada uno de los procesos que como organización ejecutamos. Podemos utilizarlo en nuestra gestión de recursos humanos, podemos hacerlo aún en las actividades del mejoramiento: qué mejoramiento planteamos, qué es lo que hemos hecho en las etapas de mejoramiento, verificar si corresponde a lo planeado para actuar para corregir o actuar para mejorar.
Un ciclo constante de planear, hacer, verificar, actuar, será un ciclo que produce el mejoramiento en todos los rincones de la organización; a nivel personal, a nivel empresarial, a nivel aún familiar.
Para finalizar debo preguntarme: ¿Qué hemos planificado el día de hoy, qué hemos ejecutado, hemos verificado si lo que hicimos corresponde a lo planeado, cómo vamos a actuar para corregir, o cómo vamos a actuar para mejorar?
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